Den kompletta guiden till dig som Toastmaster/Toastmadame

Text: Anna Storm | Foto: Adobestock

Vad gör en toastmaster?

Många ställer sig frågande vad en toastmaster/toastmadame egentligen gör. Några tror felaktigt att uppdraget bara innebär att man ska se till att gästerna hela tiden har påfyllda glas och att det hålls tal. Tänk om! En toastmaster/toastmadame har bland den viktigaste rollen i en lyckad bröllopsfest och i denna guide berättar vi kring vad som förväntas av dig och hur du blir den bästa toastmaster/toastmadame som någonsin funnits.

Vilka förväntningar har brudparet?

Det första du bör göra är att få förutsättningarna. Att fråga vad brudparet förväntar sig av just dig eliminerar risken för att uppgifter hamnar mellan stolarna. Generellt är det toastmastern/toastmadamens uppgift att schemalägga tal, spex och sång under middagen – så att det inte krockar med middagsserveringen. Däremot kan fler uppgifter tillkomma så som att ha koll på önskelista, vilka gäster som OSA:t till bröllopet och så vidare. Se till att veta exakt vad som ligger på ditt bord, så att ingen blir besviken. Att ta ett möte med brudparet är en god idé och att gå igenom bröllopsdagen i kronologisk ordning. På så sätt går ni igenom eventuella frågetecken och reder ut allt från början.

Tips på frågor som kan vara bra att reda ut med brudparet i tidigt stadie:

• Vem mailar ut information till gästerna om talanmälan och ser till att alla får toastmasterns/toastmadamens kontaktuppgifter?
• Ansvarar du för något kring vigseln, så som att hjälpa folk från punkt A till punkt B? Att få folk att sätta sig? Utdelning av ris/såpbubblor/blomblad eller vad som nu ska kastas över paret?
• Förväntas du hålla informationstal om var toaletter finns, att gästboken ska signeras osv?
• Vilken stämning föredrar brudparet på middagen – festlig, spexig, romantisk eller högtidlig?
• Uppskattas traditionella bröllopslekar eller får brudparet ångest av att ens uttala ”skoleken” högt?
• Vilken maxlängd gäller för talen? Skriv med denna i utskicket så folk nås av informationen INNAN de skriver ner sina livsmemoarer. (Oftast är tre minuter vad man orkar med vid traditionella tal – spex och filmer kan få något längre tid.)
• Finns det någon som absolut inte bör hålla tal, eller någon bröllopsparet hemskt gärna vill ska greppa mikrofonen?
• Vilken teknik finns att tillgå, och vem ansvarar för att den installeras och testas innan middagen? (kan vara bra att ha koll på så man inte står med fem filmer och bildspel och inser att man inte har någon projektor!)
• Vad är mail och telefonnummer till ansvarig inom kökspersonalen? Ni kommer behöva synka era scheman. Även kontaktuppgift till bröllopsfotografen kan vara bra att ha då fotograferingen också ska synkas under dagen/kvällen.
• När är ditt arbete slutfört – efter sista talet, efter middagens avslut eller när du däckar av utmattning 03.00?
• Vilka tre saker är absolut viktigast för brudparet under kvällens gång? Se till att dessa efterföljs (i största möjliga mån).

Så styr du upp talen och kvällen som toastmaster

Att hantera talen som toastmaster kan kräva en del tjat, men resultatet är värt ansträngningen. Påminn talarna att lämna in sina tal i god tid så att du kan säkerställa att alla som står på listan faktiskt har något att framföra. Detta undviker pinsamma tystnader under bröllopet. Planera även i vilken ordning talarna ska hålla sina tal. Traditionellt inleder brudens och brudgummens föräldrar, följt av syskon och vänner. För att skapa en dynamisk och engagerande kväll, varva talen med inslag som spex, sång eller film.

Skriv en personlig presentation för varje talare för att göra introduktionerna extra minnesvärda. Be talarna skicka in sina favoritlåtar och spela upp 30 sekunder av låten när de går upp på scenen. Detta ger ett lekfullt och personligt inslag som både roar och engagerar publiken.

Mer om att hålla tal!

Så hanterar du bröllopsdagen som proffs

När minglet drar igång, ta chansen att presentera dig för gästerna och ge viktig information. Visa var toaletterna finns, var presenter ska läggas och påminn om att fimpa på rätt plats – ingen vill ha en brand på bröllopet! Planera två längre pauser under middagen så att gästerna kan använda toaletten utan att skapa avbrott under serveringen.

När brudparet anländer är det ofta de som skålar in festen. Efter bubbel och gratulationer tar middagen vid. Som toastmaster bör du hålla dig till alkoholfri dryck tills ditt uppdrag är klart – du behöver ha full koll på allt!

Synka med köket inför varje servering för att säkerställa att schemat flyter på. Lägg in marginaler i körschemat, eftersom allt tar längre tid än förväntat. Om en talare ber om tre minuter, avsätt minst sju,  eftersom det tar tid att presentera, leverera mikrofonen, gå upp på scen, få applåder att mynna ut osv. Det kan vara bra att ha med i beräkningen!

Var förberedd på oväntade händelser

Oavsett hur noggrant du planerar kan oförutsedda saker inträffa. Strömavbrott, överförfriskade gäster eller ett tält som blåser iväg i vinden kan ställa till det. Men kom ihåg: endast du känner till det exakta körschemat. Lös alla situationer med ett leende och håll en lugn stämning – brudparet och gästerna kommer uppskatta ditt lugn.

Fokusera på helheten snarare än detaljerna. Ett bröllop handlar om glädje och kärlek, och som toastmaster är din roll att se till att alla lämnar kvällen med ett stort leende på läpparna.

Mer om tidsplanering!